Het belangrijkste doel van het uitvoeren van een project, is dat het project een succes wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat een project tijdig wordt afgerond, binnen de afgesproken termijnen, maar ook binnen het overeengekomen budget en volgens de afgesproken kwaliteitsnormen. Het is eigenlijk vreemd dat iedereen waarschijnlijk een project succesvol wilt opleveren, maar er toch nog steeds erg veel projecten mislukken. Hoe kan dit?
Daarom hebben we een lijst opgesteld met veel voorkomende redenen dat IT-projecten mislukken. Het is opvallend dat sommige factoren op het eerste gezicht positief lijken, maar kunnen leiden tot de veroorzakers van het mislukken van een project. Wanneer u de veelgemaakte fouten tijdig kunt erkennen, kunnen er ook tijdig stappen worden gezet om te voorkomen dat het project de verkeerde kant op gaat.
Gebrek aan betrokkenheid en interesse van het management
In veel gevallen bestaat er het fenomeen dat het managementteam het idee heeft dat ze de IT-zaken niet begrijpen.
Daarom laten ze de IT-projecten volledig over aan het technische team. Dit denken ontwikkelt zich tot een volledige desinteresse van het management. Het technische team krijgt dan meer vrijheid bij het nemen van beslissingen.
Deze vrijheid kan echter ook problemen veroorzaken. Bijvoorbeeld wanneer het technische team de doelstellingen niet goed begrijpt. Een team heeft leiding nodig, dat door het management moet worden gegeven. Een IT-project dient te worden uitgevoerd door een team met zowel technische mensen als leidinggevende managers die sturing geven, overzicht houden en het werk controleren.
De kostenbesparende aanpak
Natuurlijk is het besparen van kosten altijd een beslissing met goed argumenten: het besparen van kosten waar mogelijk verhoogt de winst. Maar pogingen om geld te besparen, kunnen uiteindelijk ook leiden tot juist hogere uitgaven. Het inplannen van klein budgets voor IT-projecten kan leiden tot het gebruik van middelen met lagere kwaliteiten.
Over het algemeen geldt dat projecten met een slechte/lage financiering te laat worden opgeleverd, over het budget heen gaan en vaak belangrijke kwaliteitselementen missen. De verbetering is eigenlijk heel eenvoudig: Geef voldoende budget en wijs de juiste mensen aan voor een project, in plaats van te weinig budget en mogelijkheden.
Een gebrek aan een goede planning
Technische mensen kunnen vaak snel en relatief gemakkelijk projecten opzetten en uitvoeren. Dit is zeker een goede kwaliteit, maar deze kwaliteit heeft ook als kenmerk dat er vaak geen goede planning wordt gemaakt.
Daardoor worden veel grote IT-projecten gestart zonder een plan te hebben opgesteld en de omvang van het project nader te hebben onderzocht. Natuurlijk wordt de deadline dan niet gehaald, want op het laatst komen er nog taken naar boven drijven waar men geen rekening mee heeft gehouden.
Het opstellen van een goede planning op basis van inzichten en onderzoek is essentieel om een (groot) project succesvol af te kunnen ronden binnen het tijdslimiet en het budget.
Onderschat dit niet! Het ontbreken van een goede planning kan verschillende problemen met zich meebrengen, zoals:
- Onduidelijke schaal en doelstelling
- Onduidelijkheid over de onderlinge taken en verantwoordelijkheden
- Inefficiënt gebruik van middelen
- Het niet beschikbaar zijn van middelen op bepaalde, kritieke momenten
- Ongelijke werklast voor de individuele teamleden
- Onjuiste tijdinschattingen
- Onjuiste kostenberamingen
- Slechte uiteindelijke prestatie
Een juiste keuze van technologieën
Wanneer de juiste technologieën worden geselecteerd, kan het technisch falen van een project worden voorkomen. Bij uitstek draait een IT-project om de juiste apparaten, technologieën en technieken. Wanneer de juiste hulpmiddelen niet beschikbaar zijn, kan dit het succesvol afronden van het project ernstig negatief beïnvloeden. Daarentegen kunnen de nieuwste innovaties het op te leveren project juist aanzienlijk verbeteren.
Denk hierbij niet alleen aan de nieuwste apparaten, maar ook aan de nieuwste software en hardware. Daar komt bij kijken dat uw team de juiste trainingen moet hebben gevolgd en/of de belangrijke conferenties en netwerkbijeenkomsten zou moeten bezoeken om bij te blijven bij de ontwikkelingen in de sector.
Beheer de omvang van het project
Er zijn personen die van de hak op de tak kunnen springen. Wanneer je tijdens een project nieuwe ideeën krijgt, kan dit ontzettend waardevol zijn voor het project. Het kan echter ook ervoor zorgen dat je je focus verliest. Het is natuurlijk goed om te blijven verbeteren, maar je moet ergens stoppen en je richten op de planning en het afronden van het project.
De sleutel hierbij is de nieuwe ideeën in een bepaalde fase op te doen en te accepteren. De brainstormsessie dient te worden gehouden in een van de eerste fasen van het project. Op basis hiervan wordt het projectplan namelijk opgesteld. Het projectteam kan hier vervolgens aan werken en stap-voor-stap de planning volgen.
Wanneer je gedurende het project nieuwe elementen aan dit plan blijft toevoegen, heeft dit invloed op de tijdsplanning en het budget. Daar komt dan nog eens bij dat je tijd kwijt bent aan deze ideeën, terwijl je eigenlijk aan het uitvoeren van het project zou moeten werken.
Het is veel effectiever om al deze energie in de eerste fasen van het project tot uiting te laten komen. Daar is waar het hoort. Zijn er dan nog goede ideeën, kritische noties of mogelijkheden voor verbetering? Schrijf ze dan op en bespreek deze tijdens de evaluatie nadat het project is afgerond. Dan kunnen deze punten worden meegenomen bij de uitvoering van een volgend (vergelijkbaar) project.
Een te optimistisch projectplan
Een optimistisch projectplan wordt opgesteld door de manager van het project, in samenwerking met managers van een hogere managementlaag en met natuurlijk de klant.
Het kan zijn dat dit plan overdreven optimistisch is, of in andere worden niet haalbaar. Dit heeft als resultaat dat het team veel moeite zal hebben om bepaalde deadlines te halen of met de beschikbare hulpmiddelen te kunnen voldoen aan de voorwaarden die door de klant aan het project zijn gesteld. Dit kost de teamleden extra inspanning om het project op tijd en binnen het gegeven budget af te kunnen ronden. Wanneer dit niet haalbaar is, heeft dit een negatief effect om alle betrokkenen. Wees dus niet te optimistisch bij het maken van het projectplan, maar juist altijd bij voorbaat pessimistisch.
Overbezetting van een project
Dit klinkt tegenstrijdig, maar is het niet. Wanneer u te veel mensen in het projectteam hebt ingedeeld, zullen er te veel stuurmannen aan boord zijn, maar ook te veel matrozen. Het gevolg kan zijn dat er miscommunicatie ontstaat en irritatie tussen de teamleden. Ook hier geldt dat een juiste samenstelling van het team de beste keuze is.
Slechte communicatie
Deze factor is hiervoor ook al kort genoemd. Het is een veelvoorkomende factor in het mislukken van IT-projecten. De oorzaak van miscommunicatie kan worden veroorzaakt door het ontbreken van een goed management bij het project.
Slechte communicatie kan in allerlei vormen en maten voorkomen:
- In het team;
- Tussen teamleden en het management;
- Tussen het management en hogere managementlagen;
- Tussen het management en de klant;
- Door een onduidelijk projectplan;
- In relatie tot andere betrokkenen;
Een veelvoorkomend probleem is dat bepaalde teamleden niet worden betrokken in de communicatie. Daardoor kan er zelfs worden gedacht dat een persoon op de hoogte is, terwijl dit niet het geval is. Ook voelt deze persoon zich niet een volwaardig lid van het projectteam, wat zijn motivatie en prestaties negatief kan beïnvloeden.
Eigenlijk is een goede communicatie altijd goed binnen een team. Het gaat hierbij niet alleen om elkaar kunnen bereiken of geïnformeerd worden, maar het gaat hierbij ook om een goede overlegcultuur en goede onderlinge relaties tussen de teamleden. Te veel communicatie is bijna niet mogelijk. Er zijn hulpmiddelen om de communicatie in een team bij project te organiseren en goed te laten verlopen, zoals Slack en Asana.
https://www.youtube.com/watch?v=HWayGBucRj8
En nu aan de slag!
De manier om IT-project te laten slagen in plaats van mislukken, is om proactief aan de slag te gaan en de juiste stappen te nemen om problemen te voorkomen voordat ze zich voordoen. Besteed genoeg tijd aan het maken van een goede planning en budget, maak goede afspraken, maak realistische plannen voor het budget en planning en verbeter de communicatie tijdens het project.