Ieder bedrijf dient technologie te gebruiken om productiever en winstgevender te kunnen werken. Met name kleine bedrijven. Een ondernemer heeft simpelweg handen te weinig om alle taken zorgvuldig uit te kunnen voeren. Kleine technologische innovaties kunnen helpen om efficiënter te werken, zorgvuldiger te werken en daardoor productiever te zijn. Dat is voor een kleine onderneming van levensbelang.
Technologie kan de beste vriend zijn van een de eigenaar van een klein bedrijf. Hoe kan de technologie u helpen om efficiënter te werken, meer klanten te vinden en geld te besparen terwijl u aan het werk bent? Hier vindt u een klein overzicht van al 12 oplossingen waar technologie uw kleine bedrijf winstgevender en productiever kan maken.
Dat klinkt interessant, is het niet?
1. Online training
Wanneer u een klein bedrijfje heeft, is het ontzettend belangrijk dat u uzelf blijft ontwikkelen. Maar u heeft niet 
onbeperkt tijd over, noch onbeperkt geld voor dure trainingen en cursussen in de ‘baas’ z’n tijd. Als u niet werkt, heeft u als kleine ondernemers namelijk ook geen of minder inkomen. De meeste kleine ondernemers zijn dus beperkt qua geld en tijd. Voor hen zijn gratis online trainingsmogelijkheden realistischer.
Dan kunt u uzelf toch blijven ontwikkelen, waardoor u bij blijft bij ontwikkelingen in uw branche. U kunt het gewoon doen vanuit uw eigen huis of werkplek. Comfortabel en goedkoop dus.
Wanneer u in korte tijd hulp wilt ontvangen bij een technisch probleem, blijken video’s in Youtube vaak ontzettend handig. U kunt specialistische gratis online cursussen volgen. Bijvoorbeeld bij edX of bij Future Learn. Ze hebben hier een hele grote keuze aan online cursussen. Bij sommige cursussen dient u elke week een les te volgen van enkele uren. Bij anderen dient u de cursus te voltooien in enkele maanden. Het is dus flexibel én gratis.
2. Open-source software
Open-source software is een alternatief op commerciële software. Het is vaak gratis en biedt daarom een goede, betaalbare oplossing voor kleine bedrijven. Het is aantrekkelijk voor met name kleine ondernemers omdat het vaak geen financiële investering vereist, maar wel de flexibiliteit heeft om naar de wens van de ondernemer te worden aangepast.
Een voorbeeld van populaire open-source software is OpenOffice.org. Dit is een softwarepakket met kantoorprogramma’s, zoals tekstverwerking, spreadsheats, grafische afbeeldingen bewerken, databases, presentaties maken, en nog meer.
Wilt u gebruik maken van gratis open-source software? Lees er hier dan meer over.
3. Alternatieven op de vaste telefoonlijn
U bent als ondernemer tegenwoordig niet meer gebonden aan een vaste werkplek. Flexibiliteit is het antwoord van
onze moderne tijd. U kunt overal werken, over uw kantoor inrichten en overal uw computer openen. Een vaste telefoonlijn is totaal niet meer nodig. De alternatieven zijn juist veel geavanceerder en bieden veel meer mogelijkheden.
Denk bijvoorbeeld aan de smartphone, hotspot vanaf uw smartphone gebruiken op uw computer, bellen met WhatsApp en Skype, enzovoort.
4. Digitaal bellen en videobellen
Steeds meer aspecten van het werken spelen zich tegenwoordig af in een digitale omgeving. Een klein bedrijf dient hier juist op in te spelen. Het biedt namelijk oplossingen die het werk effectiever maakt en het klantencontact veel beter.
Wanneer u een klant of freelancer wilt inhuren, geeft het veel meer vertrouwen wanneer u deze persoon kunt zien door middel van een videogesprek. U kunt zelfs videogesprekken en meetings voeren met groepen personen. Hiervoor heeft u geen telefoon meer nodig, alleen maar een stabiele internetverbinding.
Het grootste voordeel is dus ook dat u niet meer naar een persoon toe hoeft te reizen voor een afspraak, maar dat het tegenwoordig breed geaccepteerd is om veel meetings digitaal te voeren, in plaats van face2face. Dan scheelt ontzettend veel reistijd en reiskosten. Maak hier dus vooral gebruik van!
5. Hulpmiddelen voor tijdregistratie
Sommige klanten factureert u per gewerkt uur; anderen per project. Het feit is dat veel kleine ondernemers hun gewerkte uren of voltooide opdrachten moeten bijhouden, zodat ze efficiënt en nauwkeurig het werk kunnen factureren. Wanneer u dit niet goed of niet nauwkeurig doet, kan u dit geld kosten.
Er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar om de tijd bij te houden, waaronder software voor computers, online tools en software dat is geïntegreerd in grotere software pakketten.
6. Online facturatie software
De boekhouding is een noodzakelijk kwaad waar elke kleine ondernemer mee te maken heeft. Er zijn echter 
boekhoudkundige programma’s in verschillende soorten en maten, afhankelijk van de individuele behoeften van de ondernemers. Er zijn bijvoorbeeld tools waarmee u in een handomdraai een factuur maakt, zodat dit proces snel en effectief kunt uitvoeren.
Ook het controleren van betalingen kan effectief worden bijgehouden door programma’s en software. Het biedt u niet alleen oplossingen qua tijd, maar regelt de administratieve zaken ook erg zorgvuldig. Misschien zelfs beter dan u zelf zou kunnen doen.
7. Cloud oplossingen
Nogmaals: de technologische innovaties dient u als kleine ondernemer te omarmen, niet te negeren. Ze maken u het leven namelijk ontzettend veel makkelijker. Juist ondernemers kunnen dit met hun drukke werkschema en stressvolle werkweken zeer goed gebruiken.
De Cloud is hiervan een oplossing. Wanneer u veel werkt in de Cloud, zoals met iCloud, kunt u toegang hebben tot belangrijke documenten vanaf uw smartphone, computer en tablet, waar u ook bent.
Bovendien worden de documenten veilig bewaard in de cloud. Als uw computer er opeens mee ophoudt, vastloopt, gestolen wordt of de batterij op is zonder dat u een oplader bij heeft, kunt u via de cloud nog gewoon bij uw documenten. Lekker veilig dus.
8. Screencasting
Heeft u al eens gehoord van screencasting? Daarmee kunt u een film maken van specifieke activiteiten die u op uw computerscherm kunt afspelen en van specifiek commentaar kunt voorzien. Het resultaat kunt u met anderen delen. Het is een heel mooi middel om een presentatie te geven van uw services of producten. Er zijn verschillende tools hiervoor beschikbaar.
9. Online bestand conversie
Online conversieprogramma’s kunnen zeer bruikbaar zijn wanneer u een bepaald bestand niet kunt converteren of openen. Er zijn hiervoor verschillende websites beschikbaar waar u gratis bestanden kunt converteren om te te kunnen versturen of openen.
10. Screenshot maken
Veel freelancers en kleine ondernemers maken dagelijks in enkele seconden een screenshot van hun scherm of een onderdeel van hun scherm om een boodschap snel en effectief over te kunnen brengen. Er zijn hiervoor verschillende mogelijkheden. Kijk eens met welke toetsen u verschillende soorten screenshots kunt maken en maak hier gemakkelijk gebruik van. Dat scheelt weer een lange uitleg uittypen.
Bonus 11. Gebruik refurbished in plaats van nieuw
De aankoop van IT-apparatuur kan een behoorlijke kostenpost zijn. Het kan zijn om dan te kiezen voor refurbished in plaats van nieuwe IT-apparatuur. Zeker wanneer het gaat over technologie die niet super snel veroudert, zoals switches en routers. Aliter Networks uit Almere levert refurbished Cisco router apparatuur en switches. Ook voor andere apparaten zoals laptops en telefoons loont het om te kijken naar refurbished. Het is niet alleen goedkoper, het is ook nog eens milieuvriendelijk, omdat de refurbished apparatuur wordt opgeknapt in plaats van weggegooid.
Zo! Dan gaat het werken weer een stuk gemakkelijker.