Heb jij een groot IT-project op de planning staan? Of is het hoognodig om je technische apparatuur te verbeteren? Als je aan een groot technologie project begint, staat er veel op het spel. IT-projecten kunnen technisch erg uitdagend zijn en kunnen gemakkelijk meer dan 10 tot 12 maanden duren. Teamleden dienen zeer gespecialiseerd te zijn en worden vaak verspreid over verschillende locaties om aan hetzelfde project te werken.
IT Project Management
Het is een groeiend probleem. Je leest er steeds vaker over in kranten en hoort erover in het nieuws. Grote IT-projecten lopen enorm uit en overschrijden het budget met tientallen procenten. Een recent artikel stelt zelfs dat grote IT-projecten gemiddeld 45% over het budget gaan en 7% langer duren. Tegelijkertijd stelt het artikel dat deze projecten gemiddeld 56% minder waarde leveren dan van tevoren voorspeld. Dit zijn geen cijfers om over naar huis te schrijven. Door slecht gemanagede IT-projecten kunnen hele organisaties in gevaar komen.
Als IT-manager wil je geen slechte projecten draaien. Wanneer je juist succesvol bent in het uitvoeren van grootschalige IT-projecten, kun je je onderscheiden van andere bedrijven. Maar hoe doe je dit? Hier zijn 5 belangrijke aspecten die van pas komen bij het managen van een groot IT-project.
Een sterke technische voorsprong hebben
Grote technologieprojecten zijn complex. Ze vereisen vaak maatwerk en dat meerdere technologieën en 
componenten worden ontworpen en geïntegreerd in een passende oplossing. Zulke projecten bevatten veel onzekerheid en gaan zelden precies volgens plan. Vaak dienen deze projecten halverwege te worden bijgesteld op basis van nieuwe informatie, veranderende omstandigheden of andere factoren. Om het project succesvol te laten verlopen, is het erg belangrijk om een sterke technische manager te hebben waarop men kan vertrouwen en bouwen. Zonder een sterke technische manager zal de basis van het project zwak zijn en zal de projectmanager worden gedwongen om beslissingen te nemen en het project te plannen op basis van slechte en verkeerde informatie. Je begrijpt dat het dan eigenlijk alleen maar fout kan gaan.
Ga de volgende vragen na bij het kiezen van een sterke technische voorsprong:
- Hoe sterk is de technische voorsprong in het huidige project?
- Heeft de persoon aantoonbare ervaring in het succesvol managen van uitdagende technische projecten?
- Zo niet, wat kunt u doen om het risico op falen te beperken?
- In welke mate bent u in staat invloed uit te oefenen op het selecteren van een technisch manager?
Zorg voor een stevig projectmanagementproces
Grote IT-projecten kunnen riskant en complex zijn, waardoor ze tevens beschikken over een aanzienlijk budget. Daarom hebben deze projecten een meer gestructureerd projectmanagementproces nodig dan kleinere projecten. Ik zie regelmatig dat projectmanagers improviseren tijdens het uitvoeren van het project. Vreemd. Vaak eindigen ze een project met het blussen om de schade te beperken, mede omdat er een slechte planning is opgesteld. Wanneer er geen goede planning is gemaakt, is de structuur onvoldoende en de kans groot dat de controle over het project snel wordt verloren.
Om een IT-project te laten slagen, heeft u onder andere het volgende nodig:
- Een overeengekomen methode voor het definiëren van de eisen.
- Het inschatten van de planning van de werkzaamheden.
- Het identificeren en beheren van risico’s.
- Een plan voor het geval dat problemen escaleren.
- Het beheren van wijzigingen.
- Regelmatige rapportage van de voortgang.
Vertrouw niet op toeval of de goede wil bij het slagen van projecten.
De volgende issues zouden moeten worden overwogen:
- Zijn uw projectmanagementprocessen voldoende gedefinieerd?
- Biedt uw projectmanagementplatform of -proces uw team de mogelijkheid om alle complexiteiten van een groot IT-project uit te kunnen voeren?
- Heeft u de projectbeheerprocessen gecheckt met uw collega’s?
- Heeft u in het verleden dingen geleerd van vergelijkbare projecten?
Een Agile methodiek
Agile is al een aantal jaren een modewoord in de projectontwikkeling en heeft zich zelfs verspreid naar sectoren buiten de technologische sector, waar Agile voor het eerst werd uitgevonden. Veel managers willen graag op de Agile-wagen springen en overschakelen van een waterval naar een Agile-methode. Maar de vraag is niet of uw project Agile zou moeten zijn of niet. Dat is hetzelfde als vragen of je in een wolkenkrabber in de stad of op een boerderij op het platteland zou moeten leven, zonder alle opties daartussen in overweging te nemen.
Terwijl sommige IT-projecten baat zullen hebben bij het gebruik van Agile-werkwijzen, zijn veel ervan simpelweg te groot om volledig flexibel te zijn. Het is nuttiger om uzelf af te vragen hoe flexibel uw aanpak zou moeten zijn. De traditionele watervalmethodologie kan riskant zijn, omdat de klant het product pas aan het einde van het project ziet en er interactie mee heeft. Met de Agile methode splitst u het project in enkele vooraf bepaalde fasen die worden afgesloten met een tastbaar resultaat. Het is een geweldige manier om de complexiteit van grote IT-projecten te kunnen beheersen.
De volgende aspecten zouden hierbij in overweging moeten worden genomen:
- Op welke manieren verlaat u de methodologie van de waterval en zorgt u voor een flexibele aanpak?
- Uit hoeveel fasen bestaat uw project en op welke manieren levert u uw product stapsgewijs op?
- Welke methode werkt het beste voor uw organisatie en de behoeften van uw klant?
Wees zeer zorgvuldig bij het testen van de systeemintegratie
In grote technologieprojecten dienen meerdere componenten te worden ontworpen en met elkaar worden geïntegreerd. Dit betekent dat tussendoor testen altijd noodzakelijk is. Sommige teams vertrouwen op hun ontwikkelaars voor het testen van de oplossing, maar in werkelijkheid is niemand perfect in het uitvoeren van het eigen werk. De beste optie is altijd om een speciaal testteam aan te wijzen. Houd in de planning rekening met dit essentiële onderdeel.
Bij sommige projecten wordt het testen aan de klant overgelaten, maar het resultaat kan nadelig zijn als de klant het product afwijst op basis van te veel fouten. Een gebruikerstests moeten een validatie van het product op hoog niveau zijn, in plaats van een systeemtest.
De volgende vragen dienen hierbij te worden overwogen:
- Hebt u in de planning genoeg tijd gereserveerd voor de integratie en systeemtesten van het product voordat het ter validatie aan de klant wordt overgedragen?
- Bestaat uw testteam uit ervaren testers in plaats van ontwikkelaars of gebruikers?
- Hoe weet u wanneer de kwaliteitsbeoordeling voltooid is en kan worden voortgezet?
Beschikken over een goedgekeurde besluitvormingsstructuur
Bij grote IT-projecten kan het project snel veranderen als er onverwachte technische problemen optreden. Beslissingen moeten tijdig en effectief worden genomen; er is echt geen ruimte om uitgebreid oplossingen te overwegen en voor teams om te wachten op sturing. Je hebt effectieve besluitvorming nodig op elk niveau, vooral omdat grote IT-projecten betekenen dat u waarschijnlijk met meerdere teams op meerdere locaties werkt.
U kunt het besluitvormingsproces actief houden door wekelijkse werkgroep vergaderingen voor teamleiders te organiseren, naast maandelijkse stuurgroep vergaderingen voor leidinggevenden. Het doel van de werkgroep vergaderingen is voor teamleiders en zakelijke leidinggevenden om beslissingen te nemen over gedetailleerde vereisten en aanstaande problemen. Het doel van de minder frequente vergaderingen van de stuurgroep is om de commissie op de hoogte te houden van de voortgang en voor de uitvoerende managers om beslissingen te laten uitvoeren door de werkgroep. Veel projecten mislukken door gebrek aan besluitvorming en toegang tot de managers die de uiteindelijke beslissingen dienen te nemen. Een besloten besluitvormingsstructuur is een van de beste manieren om dat te verzachten.
Vragen om in overweging te nemen, zijn:
- Wat is de beslissingsstructuur van uw project?
- Werkt deze structuur effectief?
- Zijn de vertegenwoordigers bevoegd om op hun niveau beslissingen te nemen namens de respectievelijke teams en werkgebieden?
Grote IT-projecten zijn simpelweg te groot, riskant en complex om op het team te vertrouwen om de handen uit de mouwen te steken en aan het werk te gaan. Dit type projecten moet bijzonder goed worden gemanaged, gepland, uitgevoerd en gecontroleerd om succesvol te worden uitgevoerd. Zorg ervoor dat u bekend bent met alle overwegingen die nodig zijn voordat het project daadwerkelijk start.
Grote IT-projecten mislukken steeds vaker. Hoe kan dit? In deze blog leest u meer over veelvoorkomende problemen dus u kunt helpen voorkomen.