Afbeelding: Anil Jose Xavier via Unsplash
Voor veel ondernemers is de accountant iemand die ze een paar keer per jaar spreken, meestal rond de btw-aangifte of de jaarafsluiting. Op dat moment blijkt vaak pas hoe de administratie er echt voor staat. Ontbrekende bonnetjes, facturen in drie verschillende mappen en betalingen die niemand kan thuisbrengen. Dat kost je accountant extra uren en jou dus extra geld. Met een paar vaste afspraken en de juiste software wordt die samenwerking een stuk eenvoudiger.
Spreek af wie wat doet
De basis van een goede samenwerking is een duidelijke taakverdeling. Wat doe je zelf, en wat laat je over aan je accountant? Veel ondernemers houden de dagelijkse administratie zelf bij, zoals facturen versturen, inkoopfacturen bewaren en betalingen controleren. De accountant neemt dan de boekhoudkundige verwerking, de aangiftes en het jaarwerk voor zijn rekening.
Leg die afspraken vast, inclusief deadlines. Wanneer moet alles voor de btw-aangifte compleet zijn? In welke vorm wil je accountant de stukken ontvangen? Hoe eerder je dat weet, hoe minder het einde van een kwartaal een race tegen de klok wordt.
Houd de administratie bij, niet achteraf
Een accountant kan alleen werken met wat er aangeleverd wordt. Wie zijn administratie pas aan het eind van het kwartaal bijwerkt, maakt meer fouten en vergeet sneller iets. Plan daarom een vast moment in de week om facturen te versturen, bonnetjes te verwerken en te kijken welke betalingen binnen zijn.
Let ook op de basis van je facturen zelf. Volgens Ondernemersplein moeten onder meer je naam en adres, die van je klant, je btw-identificatienummer, het btw-bedrag, de factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer op elke factuur staan. Zijn je facturen in orde, dan hoeft je accountant achteraf minder te corrigeren.
Is er een facturatie oplossing waarmee ik makkelijk samenwerk met mijn accountant?
Ja. Een facturatieprogramma dat rechtstreeks gekoppeld is aan het boekhoudpakket van je accountant maakt de samenwerking een stuk makkelijker. Jij maakt en verstuurt je facturen in het facturatieprogramma, en de gegevens komen automatisch in de administratie terecht waarin je accountant werkt. Losse exports per mail en overtypen zijn dan niet meer nodig.
WeFact is een voorbeeld van zo’n facturatie oplossing. Het programma koppelt onder meer met Exact Online, Twinfield, SnelStart, e-Boekhouden en Visma eAccounting. Klanten, leveranciers, verkoopfacturen en inkoopfacturen worden dagelijks doorgezet naar het boekhoudpakket, en betalingen die daar binnenkomen worden weer teruggehaald, zodat je in één overzicht ziet welke facturen nog openstaan. Jij doet het factureren, je accountant voert in het boekhoudpakket de laatste boekhoudkundige stappen uit. Na afloop van een kwartaal maakt het programma daarnaast een btw-overzicht dat je kunt gebruiken voor de aangifte.
Gebruikt je accountant een ander pakket, vraag dan eerst welk boekhoudprogramma het kantoor gebruikt en kies een facturatieprogramma met een koppeling daarmee. Dat is de belangrijkste vraag bij het kiezen, nog voor de prijs of het uiterlijk van de facturen.
Waar je verder op let bij het kiezen
Naast de boekhoudkoppeling zijn er nog een paar dingen die het werk voor jou en je accountant lichter maken. Een bankkoppeling zorgt ervoor dat betalingen automatisch aan de juiste factuur gekoppeld worden, zodat je niet zelf afschriften hoeft door te lopen. Handig is ook als je herinneringen voor openstaande facturen automatisch kunt laten versturen.
Kijk verder naar het gemak van het dagelijkse werk. Hoe snel kun je een factuur maken voor een vaste klant? Kun je periodieke facturen inplannen, bijvoorbeeld voor een maandelijks abonnement of onderhoudscontract? Hoe minder handwerk, hoe kleiner de kans op fouten die je accountant later moet herstellen.
Plan vaste momenten met je accountant
Software neemt veel werk uit handen, maar vervangt het contact met je accountant niet. Plan bijvoorbeeld na elk kwartaal een kort overleg om de cijfers door te nemen. Zo zie je op tijd of je reserveringen voor de belasting kloppen en kun je vragen stellen voordat er iets misgaat.
Door je administratie op orde te houden en te zorgen dat je gegevens automatisch bij je accountant terechtkomen, besteed je minder tijd aan papierwerk. En je accountant kan zich richten op advies in plaats van op het zoeken naar ontbrekende facturen. Dat levert jullie allebei meer op dan een stapel losse bestanden aan het eind van het jaar.
Wil je meer van dit soort artikelen lezen? Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
